Planowanie i komunikacja to klucze do udanej przeprowadzki biura. Przeprowadzając biuro, trzeba mieć od samego początku strategię relokacji i pomyśleć o najlepszym sposobie radzenia sobie na każdym etapie tego procesu. Bez udokumentowanej strategii stracisz czas, energię i pieniądze. Przeczytaj te wskazówki, jak wymyślić skuteczną strategię zmiany lokalizacji biura.

Odpowiedz na kilka kluczowych pytań

Będziesz musiał z wyprzedzeniem odpowiedzieć na kilka pytań, takich jak dlaczego się przeprowadzasz, ile osób wyjeżdża i dlaczego musisz przenieść się do nowej przestrzeni itp. Kluczowe daty, terminy i stan zapasów to kolejne przykłady informacji, które należy być dostarczone z wyprzedzeniem.

Zaangażuj pracowników od samego początku. Podejmując ważną decyzję biznesową, która będzie miała duży wpływ na życie zawodowe Twoich pracowników, ważne jest, aby upewnić się, że są na pokładzie. Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest utrata niektórych z najbardziej wydajnych pracowników z powodu przeniesienia biura, co bardzo utrudnia wszystkim pracę i obniża morale.

Opracuj strategię komunikacji

Utwórz plan komunikacji i użyj różnych narzędzi do przekazania informacji o przeprowadzce. Upewnij się, że wszyscy, którzy powinni wiedzieć o przeniesieniu, zostaną powiadomieni, np. partnerzy i klienci. Jeśli prowadzisz działalność skierowaną do klientów, sprawą najwyższej wagi powinno być upewnienie się, że lokalni klienci wiedzą o przeprowadzce tak wcześnie, jak to możliwe. Poprzez wcześniejsze opracowanie planu komunikacji; sprawisz, że każdy zrozumie swoją rolę i odpowiedzialność za przekazywanie wiadomości dotyczących relokacji. Jeśli masz wielu klientów, staraj się kontaktować z nimi przede wszystkim za pośrednictwem preferowanego przez nich medium. W przypadku lojalnych klientów o najwyższej wartości życiowej warto nawet skontaktować się z nimi osobiście, dużo przed realizacją przeprowadzki firm Warszawa – to będzie świadczyć o Twoim profesjonalizmie.

Opracuj oś czasu

Podziel projekt na łatwiejsze do zarządzania części, opracowując oś czasu. Planując oś czasu, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy, na przykład kiedy zamierzasz się przeprowadzić. W idealnym przypadku przeprowadzka powinna mieć miejsce w najmniej pracowitej porze roku.

Opracuj plan układu biura

Przed wprowadzeniem się do nowego biura należy zaplanować rozkład biura. Musisz zaplanować, co przywieziesz z obecnego biura, a co kupić. Określ, jakich metod użyjesz do pomiaru sukcesu przeprowadzki. Jeśli nie masz listy celów, szansa, że proces się powiedzie, jest znacznie zmniejszona. Sugerujemy wyznaczenie celów relokacji, które pasują do zasady SMART, co oznacza, że cele powinny być:

• szczegółowe,
• mierzalne,
• osiągalne,
• adekwatne,
• określone w czasie.

Poznaj swoich pracowników i poznaj ich wkład w przeprowadzkę. Zbierzcie się razem i omówcie, co należy zrobić, i zapytajcie, w czym ludzie mogą pomóc. W ten sposób pracownicy poczują się częścią przeprowadzki i będą mogli wybierać zadania, które lubią wykonywać.